La période estivale est un moment délicat pour les entreprises. Les beaux jours reviennent, les projets se terminent (ou prennent du retard !) et les congés commencent à arriver. C’est une période charnière car bien souvent les services fonctionnent au ralenti et les tâches se divisent entre les collaborateurs restants. Une bonne communication interne en amont permet d’assurer une transition fluide, de maintenir l’engagement des équipes et d’éviter toute désorganisation. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

1. Anticipation

Il est essentiel d’anticiper cette période en communiquant suffisamment tôt sur les dates de congés des collaborateurs et sur l’organisation du travail pendant les absences. Un calendrier partagé indiquant les périodes de congés des équipes permet de mieux coordonner les projets et de garantir une continuité des services. Il est crucial de communiquer l’information à l’ensemble des services sur le fonctionnement de chaque département pendant la période estivale. Cela permettra d’éviter un stress inutile aux équipes restantes (ex : qui gère les factures fournisseurs, le projet ERP, les relations presse…en l’absence de la personne en charge de cela).

2. Transmission

Avant le départ des collaborateurs, il est important d’assurer la transmission des dossiers en cours. Des check-lists peuvent être mises en place pour garantir que toutes les informations essentielles soient bien relayées. Les outils collaboratifs (intranet, plateformes de gestion de projets) sont également de précieux alliés. Il est important de garder à l’esprit que de nombreuses arnaques surviennent en été, profitant du manque de vigilance des entreprises. Une bonne transmission évitera bien des désagréments.

3. Adaptation

L’été est souvent synonyme de légèreté. C’est donc l’occasion d’adopter une communication plus informelle. Pourquoi ne pas proposer des newsletters aux tons plus légers, des infographies ou encore des vidéos courtes pour faire passer les messages clés ? Il est aussi possible de proposer des formats à l’attention des enfants (ex : cahier de jeux aux couleurs de l’entreprise pour passer le temps sur la route des vacances, journée portes ouvertes…). Juillet est aussi un mois propice pour organiser une fête de l’été et réunir les équipes autour d’un moment convivial.

4. Motivation

Même en période estivale, il est important de maintenir un lien avec les collaborateurs, notamment ceux qui restent en poste. Des messages réguliers, des partages d’actualités internes ou des concours estivaux peuvent renforcer l’esprit d’équipe et la motivation. Cela évitera aux collaborateurs d’avoir le sentiment que toute l’entreprise est à l’arrêt.

5. Projection

Pour terminer, une communication efficace avant les congés d’été doit aussi permettre de préparer la rentrée. Informer les équipes sur les grands projets à venir, les dates clés et les objectifs permet ainsi d’éviter une reprise trop brutale et favorise une meilleure projection.

Une communication bien anticipée permettra donc de passer un agréable été tout en préparant de manière sereine la rentrée !